1. Echemos un vistazo a los preparativos: ¿Cuándo deberías comenzar a preparar una fiesta?

Eso depende del tamaño de la fiesta. Los mega raves requieren un período de preparación de un año, mientras que los eventos de clubes más pequeños requieren hasta seis meses. Por otra parte, se pueden organizar fiestas privadas espontáneas o eventos al aire libre en tan solo 48 horas. Gran parte de lo que está sucediendo tiene lugar en la escena del club. Si desea contratar a un buen DJ, por ejemplo, debe asegurarse de hacer su solicitud con suficiente antelación y buscar algunos vuelos / conexiones y alojamiento económicos. Pero antes de comenzar, no olvides calcular los costos. Y hazlo mucho antes de comenzar con tus primeros preparativos.

2. ¿A qué debe prestar atención al elegir la ubicación?

La mayoría de los lugares se ofrecen sobre la base de un llamado trato de puerta / bar, lo que significa que el organizador obtiene todo el dinero que se gana en la puerta, mientras que el propietario del club recibe el dinero que se gana en el bar. El lugar debe tener una buena reputación y, por lo tanto, asiduos. Sin embargo, mientras más clientes tengan un local, menos probable será que el propietario cese la puerta y el bar. Si ha encontrado un lugar desconocido, además de los conocidos, es responsabilidad del organizador llamar la atención sobre esta nueva ubicación. Esto significa más trabajo, pero puede dar mejores resultados al final, porque los nuevos lugares tienden a atraer más invitados. La ubicación del lugar, así como el transporte hacia y desde el lugar, también son importantes, porque desea que sus invitados lleguen a la fiesta y regresen a casa de manera conveniente. Una vez que haya encontrado el lugar adecuado, se redactan los contratos y se decide la fecha del evento. Aquí es donde el alquiler, los costos de seguridad, la limpieza, el sistema de sonido y de iluminación, así como los aranceles de licencia se ponen por escrito. La duración de una fiesta depende de los invitados y la calidad de la música. Los eventos electrónicos requieren un buen sistema de sonido. Sin sonido potente cualquier parte electrónica está obligada a ser un fracaso. Lo mismo vale para un buen sistema de iluminación. Los buenos lugares suelen incluir ambos en su equipo estándar. Esto también incluye equipo básico de DJ como mesa de mezclas, CD y reproductor de discos. Si planea alquilar un sistema de sonido adicional de alta calidad, debe obtener asesoramiento profesional y asegurarse de verificar el precio. Los eventos electrónicos requieren un buen sistema de sonido. Sin sonido potente cualquier parte electrónica está obligada a ser un fracaso. Lo mismo vale para un buen sistema de iluminación. Los buenos lugares suelen incluir ambos en su equipo estándar. Esto también incluye equipo básico de DJ como mesa de mezclas, CD y reproductor de discos. Si planea alquilar un sistema de sonido adicional de alta calidad, debe obtener asesoramiento profesional y asegurarse de verificar el precio. Los eventos electrónicos requieren un buen sistema de sonido. Sin sonido potente cualquier parte electrónica está obligada a ser un fracaso. Lo mismo vale para un buen sistema de iluminación. Los buenos lugares suelen incluir ambos en su equipo estándar. Esto también incluye equipo básico de DJ como mesa de mezclas, CD y reproductor de discos. Si planea alquilar un sistema de sonido adicional de alta calidad, debe obtener asesoramiento profesional y asegurarse de verificar el precio.

3. ¿Cómo encuentro un buen DJ si no conozco a nadie? ¿Qué tan caro será organizar una fiesta?

Ese sería un enfoque fundamentalmente equivocado. Si no conoces bien la escena, debes evitar organizar cualquier evento. No debes pensar solo en tus artistas y canciones favoritas, sino ser un poco más abierto y tener una idea de hacia dónde se dirige el mercado. Los artistas vienen y van, pero solo unos pocos logran quedarse y mantener un estatus a largo plazo. Así se calculan los costes. A la moda, los DJ solicitados internacionalmente le costarán varios miles de dólares, más los gastos de viaje y alojamiento, así como los gastos de reserva. Pero también hay varios artistas locales con los que puedes contar tanto. Simplemente sigue su desarrollo y asegúrate de que no tengan demasiados conciertos.

4. ¿Cuándo y cómo deberías comenzar a enviar invitaciones? ¿Qué es demasiado temprano, qué es demasiado tarde?

Una buena regla general es comenzar a promover un evento con 4 a 8 semanas de anticipación. Algunos organizadores, por otro lado, intentan crear un cierto atractivo y un “factor sorpresa” al no realizar ninguna promoción hasta 24 horas antes del evento. Dependiendo del grupo objetivo, hay varios métodos de promoción que deben considerarse cuidadosamente. Muchos organizadores utilizan una combinación de volantes, carteles, anuncios en revistas populares, listas de correo de boletines en línea y anuncios en portales en línea para promocionar sus eventos. Un tema y un lema adecuado para la fiesta también son muy importantes. Si su evento se lleva a cabo en un nuevo lugar, también debe dar instrucciones. Muchos organizadores también utilizan toda la gama de portales de redes sociales como Facebook o myspace.

5. ¿Qué pasa con la fiesta en sí? ¿Qué bebidas debes ofrecer? ¿Cuánto debes estimar por persona? ¿Cuánto debería tomar por las bebidas para evitar que los invitados se enojen …?

He estado en fiestas donde las bebidas se agotaron en poco tiempo. Los invitados se aburren y echa un vistazo a la próxima fiesta. Reponer la barra en la tienda de conveniencia a la vuelta de la esquina puede ser bastante costoso. El dinero que se hace en el bar es una de las principales fuentes de ingresos de cualquier parte, por lo que debe planificar este aspecto con mucho cuidado. Compre productos a comisión y ordene demasiado en lugar de muy poco. Trate de investigar de antemano qué bebidas producirán la mayor facturación. También presta atención al precio de compra, ya que hay grandes diferencias.

6. ¿A qué debe prestar atención cuando se trata de decorar e iluminar?

Eso está en el ojo del espectador. Dependiendo del tipo de fiesta, necesitarás un sistema de iluminación. Hay fiestas que se las arreglan con nada más que un estroboscopio y una máquina de niebla, pero eso también depende de la música y el estilo de la fiesta. Para otros, nada es demasiado extravagante e invierten en costosos sistemas LED. En cuanto a la decoración, no hay nada demasiado exagerado. Solo asegúrese de que todo funcione bien en conjunto, el club, el lema y los invitados que está esperando.

7. ¿Dónde debería ubicarse la pista de baile y qué hay del volumen de la música?

Tienes diferentes opciones. La ubicación de la pista de baile, si se puede cambiar, depende del diseño del lugar. Una vez que haya decidido la ubicación de la pista de baile e instalado el sistema de sonido, debe contratar a un ingeniero de sonido para que mida el volumen a fin de garantizar un sonido óptimo. Los ingenieros de sonido pueden nivelar el nivel de dB legal. Es importante asegurarse de que a los residentes que viven en el área no les moleste la fiesta, porque eso puede hacer que se cancele con la misma rapidez. Puede ser útil comunicarse con la policía local. Al final del día, la gente va a una fiesta para experimentar un buen sonido, disfrutar de la compañía de grandes personas, escuchar buena música, sentirse bien consigo misma, divertirse y acostarse con una sonrisa en la cara. Organizar una fiesta no es fácil y debe dejarse en manos de expertos.

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